“Por que razão vou optar por um programa de faturação, quando posso emitir as faturas gratuitamente no portal das Finanças?”
Quando confrontados com o tema da faturação, esta é a questão que a generalidade dos trabalhadores independentes e empresários em nome individual colocam, mas a resposta não é assim tão simples e a escolha tão acertada quanto pode parecer à primeira vista.
Quer preste serviços como trabalhador independente ou tenha uma atividade comercial, industrial ou agrícola como empresário em nome individual, pode optar pela emissão das suas faturas a partir do portal das Finanças, desde que esteja enquadrado no regime simplificado e não ultrapasse os 50 mil euros de volume de negócios anual.
No entanto, esta opção rapidamente se pode tornar limitada e pouco eficiente na gestão do seu negócio, pelo que a utilização de um programa de faturação e gestão online é sempre a melhor opção. Conheça neste artigo 9 vantagens da utilização de um programa de faturação e gestão online.
1. Acessibilidade e usabilidade garantidas
A navegação no portal das Finanças está ainda longe de ser intuitiva, pelo que as tarefas de emissão e consulta das faturas e recibos não oferecem a melhore experiência. Mesmo quando utilizada a recentemente lançada app ATGO, que permite a consulta do estado da atividade, o acompanhamento dos rendimentos e despesas, a emissão e consulta das faturas, faturas-recibo ou recibos, e o facto de ser uma aplicação apenas para dispositivos móveis, como telemóveis e tablets, torna a sua utilização mais restritiva.
Os programas de faturação online são claramente mais user friendly e de utilização mais simples, com uma navegação a partir de menus e funcionalidades organizada e intuitiva. A grande generalidade deles disponibiliza também aplicações móveis para telemóvel ou tablet que permitem a realização de várias operações e tarefas como a emissão de documentos de venda e transporte de forma rápida e prática e o acompanhamento da faturação em tempo real.
2. Gestão das listas de clientes, produtos e serviços de forma ágil
A partir do portal das Finanças é possível fazer a gestão dos clientes e do catálogo de produtos e serviços, contudo, é bastante rudimentar. Este apenas disponibiliza os campos de preenchimento requeridos e de impressão obrigatória nas faturas.
Ao utilizar um programa de faturação online passa a dispor de uma gestão facilitada dos dados dos seus clientes e dos seus produtos e serviços, tornando a tarefa de emissão de faturas e outros documentos de venda mais simples e eficiente.
- A criação dos clientes é rápida e pode até ser realizada no momento da emissão da fatura. Para além dos campos do NIF, nome e morada, podem ser associadas as informações dos dados de contacto, do endereço de e-mail para envio das faturas, das tabelas de preços a aplicar e mesmo do prazo de vencimento das faturas a praticar.
- A configuração dos produtos e serviços é igualmente intuitiva, permitindo inclusivamente a organização dos catálogos de produtos e serviços por categorias ou famílias. Além do código e da descrição dos produtos, pode identificar o tipo de artigo, associar uma referência e o código de barras, definir os preços de venda recomendados e mesmo sinalizá-los para efeitos de controlo de stocks.
A partir daí, é só começar a faturar!
3. Personalização e emissão de faturas de forma rápida e intuitiva
- As faturas, faturas-recibo e recibos emitidos no portal das Finanças têm um formato único, não personalizável, pouco atrativo e de leitura complicada. Para disponibilização ao cliente, têm que ser descarregadas em PDF e impressas ou anexadas a um e-mail.
Com um programa de faturação online tem acesso à personalização das suas faturas, colocando o seu logótipo, incluindo os seus dados de contacto e escolhendo o modelo de impressão que mais lhe agrada, até mesmo um modelo internacional para os clientes estrangeiros.
- Para incluir a retenção na fonte de IRS nas faturas, o portal das Finanças apresenta igualmente limitações, uma vez que apenas permite incluir a retenção de IRS no recibo ou na fatura-recibo. Se pretende emitir fatura (porque ainda não recebeu do seu cliente), terá que o avisar que o valor a pagar é o que consta da fatura deduzido do valor da retenção. Se o cliente ignorar ou não perceber este seu pedido, vai pagar o valor total e lá terá que devolver a parte relativa à retenção posteriormente. O resultado é: erros, perdas de tempo e dores de cabeça!
Com um programa de faturação online, é fácil incluir a retenção na fonte de IRS na fatura, bastando selecionar a taxa de retenção a aplicar sobre os serviços prestados. O valor da retenção é automaticamente calculado e é incluída na fatura uma menção clara do valor a pagar e do valor da retenção na fonte de IRS a efetuar pelo seu cliente. Simples, sem dúvidas nem preocupações!
- No que toca aos meios de pagamento a incluir nas suas faturas, saiba que o portal das Finanças não é solução.
Com um programa de faturação online, pode optar pela tradicional inclusão dos dados da sua conta bancária na fatura ou incluir outros meios de pagamento como as referências multibanco, os débitos diretos, o MBway ou o Paypal.
4. Faturas eletrónicas enviadas por e-mail para os clientes
As faturas e os outros documentos emitidos no portal das Finanças apenas podem ser descarregados ou impressos para posterior envio ao cliente.
A partir de um programa de faturação online, pode optar por enviar as suas faturas eletrónicas por e-mail sem qualquer custo. E pode a qualquer momento consultar as notificações de receção e leitura do e-mails com as faturas pelos seus clientes. De forma simples, rápida e sem pegada ecológica!
5. Agendamento de faturação recorrente automática
Se a sua atividade se enquadrar numa lógica de avenças ou com faturação recorrente, o programa de faturação online vai permitir o agendamento das suas faturas de forma automática e com a periodicidade que necessitar.
Desta forma, em poucos cliques pode programar a sua faturação, selecionando os clientes, a frequência de emissão das faturas e preenchendo o corpo da fatura. A partir daí o programa trata do resto: emite as faturas de forma automática nas datas definidas e envia-as automaticamente por e-mail para os seus clientes.
Quando falamos da comunicação obrigatória das faturas às Finanças, é certo que as faturas, faturas-recibo e recibos emitidos no portal das Finanças estão dispensadas desta obrigatoriedade, dado terem sido emitidas na plataforma da própria Autoridade Tributária. No entanto, deve ter em atenção que a grande generalidade dos programas de faturação online permitem o agendamento desta comunicação das faturas, que passa a ser realizada de forma automática, a partir da gravação das credenciais de acesso da empresa ou do utilizador ao portal das Finanças, sem erros nem esquecimentos.
6. Emissão de orçamentos e acesso a documentos de transporte de forma simplificada
Os programas de faturação online permitem a emissão de orçamentos, faturas pró-forma ou outros documentos, que pode enviar aos seus clientes com as propostas e condições de venda ou prestação de serviços. E quando forem adjudicados, pode rapidamente convertê-los em guias de transporte ou faturas e assim agilizar a sua gestão e controlo das encomendas e a faturação. Também a emissão de guias de transporte é facilitada, podendo rapidamente preencher todos os dados dos produtos a serem transportados, as moradas de carga e descarga e a comunicação prévia obrigatória à Autoridade Tributária, sem sair do programa.
7. Registo automático das faturas de compra e despesa
Mesmo no regime simplificado, o registo das suas compras e despesas é fundamental para controlar os seus gastos, conhecer a sua estrutura de custos, calcular as suas margens e rentabilizar os seus projetos; enfim, gerir o seu negócio.
É aí que entra novamente o programa de faturação e gestão online. Com as soluções Cegid Cloudware, tem o controlo das suas despesas a partir do registo automático das faturas e do seu arquivo digital.
Para isso basta que:
- Fotografe as faturas através da app
- Envie as faturas por e-mail
- Arraste as faturas para dentro do programa
A partir da caixa de entrada dos documentos o robot inteligente regista, classifica e arquiva digitalmente as suas faturas de compra e despesa em segundos e de forma automática. Além disso, ainda organiza as suas despesas por categorias, de forma a facilitar a sua análise.
8. Painel de controlo dos rendimentos e gastos do seu negócio
Com toda a informação do seu negócio centralizada no mesmo software, passa a poder acompanhar a evolução das suas vendas e recebimentos e a controlar as suas despesas em tempo real, a partir de um painel de bordo sempre atualizado. Caso não esteja isento de IVA, tem até uma estimativa do valor do IVA a pagar no próximo trimestre ou mês.
Acesso às contas bancárias e pagamento de faturas e impostos a partir do software de gestão
Com o iziBizi - o primeiro software de faturação e gestão online com conta bancária em Portugal - passa a poder ter toda a informação das suas contas bancárias em tempo real e os pagamentos integrados.
Na prática, no mesmo software onde trata da sua faturação e controla as suas despesas, passa a poder:
- Consultar os movimentos das suas contas bancárias e cartões de crédito em tempo real, com acesso aos documentos a partir do extrato bancário;
- Realizar os pagamentos aos seus fornecedores, prestadores de serviços e dos impostos a partir de uma conta bancária em qualquer banco;
- Incluir um botão Pagar nas faturas enviadas aos seus clientes, um meio de pagamento exclusivo que lhe vai permitir acelerar os seus recebimentos;
- Acompanhar a agenda diária com previsão do saldo a 30 dias e inclusão dos próximos recebimentos e pagamentos a fornecedores, colaboradores, impostos e empréstimos.
9. Apoio ao utilizador e assistência técnica
O centro de atendimento telefónico e o atendimento e-balcão da Autoridade Tributária estão constantemente pressionados pelas inúmeras solicitações dos contribuintes e contabilistas, com um âmbito tão diverso e alargado que o acesso a suporte no âmbito da faturação é tarefa bastante complicada e demorada.
Os programas de faturação e gestão online garantem o apoio ao utilizador e a assistência técnica através de vários canais que facilitam o diálogo e o esclarecimento das suas dúvidas e questões. A partir do centro de ajuda, por telefone, chat ou e-mail ou mesmo através de sessões online, as equipas de suporte garantem um suporte e apoio ao utilizador rápido, permanente e qualificado, sem custos.
Na cloud e, por isso, sempre atualizado e acessível a qualquer hora e em qualquer lugar, o Cegid Cloudware Business tem todas as funcionalidades de que precisa para iniciar e fazer crescer o seu negócio:
- Fature rápida e intuitivamente e acompanhe as contas correntes dos seus clientes;
- Personalize as suas faturas, torne-as mais profissionais e em várias línguas;
- Simplifique a retenção na fonte nas faturas e agilize a faturação automática;
- Controle as suas despesas e guarde digitalmente todos os documentos num só local com a ajuda do robot inteligente;
- Tenha a evolução dos seus rendimentos e gastos e uma estimativa atualizada dos impostos a pagar;
- Consulte os movimentos das suas contas bancárias e pague as suas despesas e impostos a partir do software;
- Garante o suporte e apoio técnico rápido e permanente, prestado por uma equipa qualificada.
Experimente já o Cegid Cloudware Business e usufrua dos 30 primeiros dias sem custos.
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O iziBizi é uma solução de Open Banking do Millennium bcp integrada em software de faturação Cegid Cloudware Business. Banco Comercial Português, S.A.