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5 passos para uma reconciliação bancária eficiente

O adequado controlo da tesouraria é essencial para a boa gestão de uma empresa. No entanto, ter um controlo permanente das contas da empresa não é uma tarefa fácil. Isto porque nem sempre os movimentos registados no software de gestão e na contabilidade coincidem com a situação real e atual da tesouraria.

Por esse motivo o empresário tem necessidade de, no seu dia a dia, conhecer a posição atual e detalhada das suas contas bancárias, dos movimentos e saldos ao dia e do seu cruzamento com as contas a receber e a pagar e demais responsabilidades. Só assim consegue ter o controlo total da sua tesouraria.

A reconciliação bancária tradicional, periódica e até muitas vezes esporádica, realizada na contabilidade e sem qualquer ligação com o software de gestão da empresa, em nada auxilia o empresário na gestão da sua tesouraria.

Em paralelo, a utilização de folhas de cálculo, igualmente não integradas com o software de gestão, tornam a tarefa morosa e propensa a erros. A solução é ter a “reconciliação bancária” no seu software de gestão. Em apenas cinco passos, saiba como pode ter a sua tesouraria em dia no Business.

1. Criar todas as suas contas bancárias

O primeiro passo é criar todas as contas bancárias da sua empresa, sejam elas contas à ordem, contas poupança ou de cartão de crédito. Todas elas têm que estar criadas no Business para que possam ser reconciliadas.

2. Registar todos os movimentos diariamente

Se possível, registe todas as transações no preciso momento em que ocorrem, quer sejam pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes, pagamento de salários ou impostos, empréstimos bancários, entre outros. E não se esqueça, identifique sempre a conta bancária utilizada!

3. Importar todos os extratos

Aceda à sua conta bancária através do serviço de e-banking e exporte os movimentos em formato .XLS ou .CSV. Pode fazê-lo diariamente, semanalmente ou com qualquer outra periodicidade, utilizando os filtros de datas disponibilizados. Em seguida, importe o extrato bancário para o Business. Estão disponíveis os modelos standard de exportação dos principais bancos, de forma a que esta tarefa seja rápida e sem erros.

O sistema permite a importação de vários extratos, referentes a várias contas ou a diferentes tipologias, tais como o extrato de conta à ordem, o extrato do cartão de crédito ou mesmo o extrato da conta poupança ou rendimento. Simples!

4. Comparar os saldos e os movimentos

Concluída a importação do extrato bancário, é o momento de comparar os movimentos de entradas e saídas na sua conta bancária no Business, por cruzamento com os movimentos no extrato bancário do Banco.

Recorrendo a mecanismos de Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning, o Business gera automaticamente sugestões de associação das transações no extrato bancário com os recibos e pagamentos previamente emitidos.

Se emitiu os recibos e pagamentos diariamente, o seu trabalho está facilitado. Se não o fez, nós ajudamos!

No caso de ainda não ter registado os recibos ou pagamentos no programa, registe os recibos de clientes ou os pagamentos a fornecedores a partir do movimento no extrato bancário. Mas como?

Com a nossa ajuda é claro! O Business identifica semelhanças entre uma linha de entrada ou saída no extrato bancário e as faturas de venda ou de compra/despesa em aberto e sugere automaticamente a geração do recibo ou pagamento.

5. corrigir os movimentos incoerentes

Por fim, trate dos movimentos que estão indevidamente lançados ou com erros num só ecrã de trabalho, por cruzamento entre o extrato bancário e o registo no Business, quer esses erros sejam na conta bancária movimentada, na data ou no valor registado.

Com a reconciliação bancária no seu software de gestão – o Business – tem a garantia do controlo diário da sua tesouraria paralelamente ao acompanhamento rigoroso e atempado das suas contas a receber e a pagar. Sempre com informação atualizada, segura e acessível a partir de qualquer lugar.

O Business é o seu maior aliado para uma reconciliação bancária eficiente

Use o nosso software para tornar as suas tarefas mais morosas em processos automáticos e rápidos e ganhe qualidade na gestão! O Business tem uma enorme capacidade de interpretação e processamento de dados, fazendo-o sem erros, sobretudo na comparação entre os saldos e os movimentos da reconciliação bancária.

Quando é associada a digitalização da fatura de compra ou despesa por via da funcionalidade de Arquivo Digital, o Business permite a consulta das faturas liquidadas por cada pagamento realizado, diretamente a partir do extrato bancário.

A utilização das funcionalidades das Reconciliações Bancárias e do Arquivo Digital no Business, dão ao empresário a certeza de um controlo diário da sua tesouraria e um acompanhamento rigoroso das suas contas correntes para com clientes e fornecedores.

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