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Como poupar dinheiro no seu negócio: 8 melhores dicas

Da melhoria de processos à adoção de ferramentas inteligentes, há muito que pode fazer para reduzir custos na sua empresa e otimizar o seu negócio.

Entre as várias preocupações de quem gere um negócio, existem duas que são comuns: aumentar a liquidez da empresa e reduzir os seus custos.

Se cortar nos custos da sua empresa parece uma tarefa difícil, leia as dicas que se seguem e comece já hoje a pensar num plano de ação.

1. Aposte na tecnologia

É impensável ter um negócio sem recorrer a tecnologia. A otimização de processos auxilia o empresário, quer no aumento da produtividade, quer na sua dedicação e foco às atividades mais importantes.

Um software de faturação, obrigatório por lei, que seja online e lhe permita trabalhar onde e quando quiser, com todas as atualizações de forma gratuita, bem como suporte técnico sem custos extras, e que o possibilite de ter um número de utilizadores ilimitados e emissão infinita de documentos, reduz significativamente os seus custos. E, claro, emitir e receber faturas eletrónicas.

Por isso, deve sempre adotar as tecnologias que mais benefícios lhe trazem a médio e longo prazo, sobretudo naquelas áreas que o seu negócio não pode prescindir.

2. Negoceie com os seus fornecedores

Negociar e rever os contratos com fornecedores pode ser uma boa forma de conseguir reduzir alguns custos.

Para tal, deve manter-se atualizado no mercado, por forma a acompanhar os preços dos fornecedores e, assim, conseguir negociar os contratos a qualquer momento.

Caso o seu atual fornecedor não se mostre predisposto a renegociar os preços e condições de pagamento, opte por procurar alternativas no mercado.

3. Invista na gestão e planeamento da tesouraria

Controlar diariamente as transações financeiras é crucial para identificar onde gasta mais dinheiro. Conhecida esta informação, resta-lhe tomar as melhores decisões e averiguar que ações pode realizar para reduzir os custos.

Para tal, deve registar sempre os gastos da sua empresa e recorrer a ferramentas tecnológicas que o ajudem a ter sempre esta informação sempre em dia e em tempo real, facilitando a sua análise.

Adotar um software online que, além da faturação, permita tratar da gestão da sua empresa – como o Business – facilita o controlo de todas as suas despesas, mesmo as de menor valor. O registo e arquivo digital das faturas de compra e despesa no sistema é feito por três vias alternativas: a partir de uma simples fotografia ao QR do documento via app Business, pelo envio da fatura para o e-mail personalizado da empresa da fatura ou por upload do ficheiro para dentro do programa. A partir daí, o robot inteligente trata do resto, arquivando e registando automaticamente a despesa.

Desta forma, poderá perceber em tempo real para onde está a ir o seu dinheiro e onde pode poupar. E uma coisa é certa: é quase sempre possível eliminar alguns gastos!

4. Economize energia

As luzes no escritório, o ar condicionado, os computadores e as impressoras sempre ligadas, e mais ainda, as máquinas e equipamentos na produção e no armazém, elevam o consumo de energia na sua empresa.

Procure otimizar o custo da energia. Imponha regras aos seus colaboradores e desligue sempre que possível todos os equipamentos, posicione as secretárias e as máquinas de trabalho de forma a aproveitar a luz natural, troque as lâmpadas para LED de baixo consumo e instale sensores de movimento e até pondere o investimento em painéis solares. A longo prazo, verá que conseguirá poupar na energia.

5. Poupe em material de escritório

É possível reduzir os custos com material de escritório através da digitalização e do armazenamento na cloud. Existem diversas plataformas que cumprem esse propósito com um custo consideravelmente mais baixo quando comparado com todo o material de escritório e espaço físico de arquivo necessário.

Inclusive, e ao contrário do que se pensa, até as faturas e os papéis da contabilidade já podem ser guardados digitalmente, mantendo a sua validade fiscal, através de um programa certificado que cumpra o plano de arquivo e os requisitos exigidos pelas Finanças. Neste campo, com o arquivo digital, é possível fazê-lo no mesmo programa onde trata da faturação da sua empresa.

6. Otimize as telecomunicações

O telefone e a Internet são fundamentais para a sua empresa, pelo que uma boa gestão dos contratos de comunicações vai permitir poupanças que podem ser relevantes.

Avalie os pacotes de tarifários, evite períodos de fidelização longos e compare permanentemente as ofertas das diferentes operadoras. Em paralelo, promova a utilização do e-mail e aproveite os chats em aplicações online, como o Skype ou Whatsapp.

7. Motive os seus colaboradores

Os colaboradores são fundamentais na sua empresa, e se estiverem motivados trabalham mais e melhor.

Por outro lado, de certeza que reconhece que uma boa fatia dos seus gastos mensais vai para os colaboradores, em salários e impostos.

Por isso, avalie bem a necessidade de contratar novos colaboradores. Considere a opção pelo trabalho temporário e aposte na formação e ações team building, como caminho para colaboradores mais motivados, comprometidos e, consequentemente, mais produtivos.

O investimento em formação e desenvolvimento pode ter um retorno a médio ou longo prazo na redução de erros e eficiência no trabalho e na retenção do talento.

8. Poupe nos seguros

Manter a empresa e os seus colaboradores protegidos acarreta custos. Existem vários seguros para as empresas, alguns obrigatórios como os seguros de acidentes de trabalho, automóvel e responsabilidade civil, outros facultativos como o seguro de incêndio, multirriscos ou saúde para os colaboradores.

Ter os seguros colocados em várias companhias, e mesmo várias apólices, para o mesmo tipo de seguro (como o automóvel) não é, regra geral, a melhor solução.

Compare a oferta das várias seguradoras no mercado, avalie a colaboração com um mediador de seguros e opte, sempre que possível, por uma solução integrada de seguros. Para além de simplificar a gestão dos seguros da sua empresa, terá acesso a um conjunto de produtos a um preço mais competitivo.

Poupar energia, reduzir custos no consumo de água, diminuir a conta das comunicações, negociar com fornecedores, apostar em colaboradores motivados e qualificados, integrar os seus seguros num pacote, ao mesmo tempo que aposta numa solução de gestão que lhe permite conhecer a estrutura de custos, acompanhar a evolução do negócio enquanto antecipa a tesouraria e que, ao mesmo tempo, o incentiva a acabar com a utilização do papel através do arquivo digital de faturas e documentos, já é o futuro das empresas. Porque não começar hoje? Experimente 30 dias grátis, sem compromissos.