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Fatura, fatura-recibo e fatura simplificada: as diferenças

Numa altura em que as empresas estão cada vez recetivas às faturas eletrónicas, em detrimento das tradicionais faturas em papel, reside ainda a dúvida sobre as diferenças entre a fatura, a fatura simplificada e a fatura-recibo.

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que deve ser emitido sempre que se adquire um bem ou um serviço sujeito a IVA, mesmo quando não seja solicitada pelo cliente. Na prática, a venda de um produto e/ou a prestação de um serviço deve dar origem à emissão de uma fatura.

As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

  • o nome, a morada e o NIF do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
  • o nome, a morada e o NIF do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços;
  • a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
  • o preço líquido de imposto, as taxas aplicáveis e o montante do IVA devido;
  • o motivo justificativo da não liquidação do IVA, quando for caso disso;
  • a data em que os bens foram colocados à disposição, os serviços que foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a data da emissão da fatura.

Existem diferentes tipos de faturas: fatura, fatura-recibo e fatura simplificada. A possibilidade de emissão de cada uma delas e os elementos que devem conter também variam, por isso, fique a conhecer as principais diferenças.

O que caracteriza a fatura?

A fatura é emitida quando o pagamento relativo à aquisição de um bem ou à contratação de um serviço não vai ser realizado naquele exato momento. É muitas vezes conhecida como a "fatura a crédito" ou a "fatura para conta-corrente", pelo facto de o seu pagamento ocorrer em momento diferente da sua emissão.

Este documento pode ser pode ser usado como guia de transporte se possuir as informações específicas que deve constar numa guia, como o endereço de entrega e a matrícula do veículo de transporte.

Normalmente, este é um tipo de documento utilizado nas operações B2B (business to business), entre empresas.

O que é uma fatura-recibo?

Tal como o próprio nome indica, uma fatura-recibo é um documento que integra a fatura e o recibo. Aplica-se sempre que uma venda ou prestação de serviço é feita e paga no momento, a pronto pagamento, servindo de comprovativo da aquisição e do pagamento por parte do adquirente.

A fatura-recibo só pode ser utilizada quando a operação é feita “a dinheiro”, ou seja, quando a data da emissão da fatura coincidir com a data do pagamento da mesma.

É um tipo de documento bastante utilizado nos setores da restauração, retalho, venda ambulante e lojas online.

O que é uma fatura simplificada?

A fatura simplificada é um documento semelhante ao antigo talão de venda ou venda a dinheiro, de preenchimento mais simples e rápido.

É igualmente muito utilizada nos negócios de retalho e restauração, atendendo a que não requer o preenchimento de todos os campos da fatura.

Mas atenção, a emissão da fatura simplificada é apenas admitida em determinadas situações.

Qual é a diferença entre fatura e fatura simplificada?

As faturas simplificadas podem ser emitidas quando o imposto é devido em território nacional e apenas nas seguintes situações:

  • transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos (clientes particulares) e o valor da fatura não seja superior a 1.000€;
  • transações de bens e prestações de serviços em que o montante da fatura não ultrapasse os 100€.

Quais os requisitos da fatura simplificada?

As faturas simplificadas devem também ser datadas e numeradas sequencialmente e devem conter:

  • o nome e NIF do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
  • a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
  • o preço líquido de imposto, taxas aplicáveis e montante do imposto devido ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;
  • o NIF do adquirente ou destinatário, quando for sujeito passivo ou, caso não seja sujeito passivo, quando este o solicite.

Qual o prazo para emissão da fatura?

A fatura deve ser emitida o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido. Não se consideram como dias úteis os sábados, domingos e feriados.

Nas transmissões de bens, o imposto é devido no momento em que os bens são postos à disposição do adquirente. Nas prestações de serviços, o imposto é devido no momento da sua realização/conclusão.

É obrigatório incluir o código QR em todos estes documentos?

A resposta é sim. Desde 1 de janeiro de 2022 que é obrigatória a inclusão do código QR em todas as faturas ou documentos fiscalmente relevantes.

O código QR contém toda a informação da fatura e, além de ser de fácil interpretação, minimiza erros, pois cada um é único, e confere mais segurança nos dados armazenados, uma vez que é possível criptografar informações nesta estrutura.

Com esta obrigatoriedade, a Autoridade Tributária (AT) passa a ser capaz de controlar de forma mais eficaz as operações realizadas, combatendo a evasão fiscal, economia informal e a fraude fiscal. Neste sentido, as empresas de programas de faturação devem garantir os requisitos da AT quanto à geração dos códigos QR e a sua excelente legibilidade, quer seja em suporte físico, quer digital.

De salientar que as empresas que emitam faturas sem código QR incorrem em multas que vão desde os 1.500€ aos 18.750€.

Como devem ser emitidas as faturas?

As faturas, faturas-recibo e faturas simplificadas, bem como os documentos retificativos, devem ser processadas por programas de faturação certificados pela AT.

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