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IVA mensal ou IVA trimestral: por qual optar

O pagamento do IVA é uma obrigação fiscal da qual empresas e empresários não podem fugir. No entanto, permanece a dúvida entre qual dos dois regimes optar. Neste artigo explicamos tudo o que deve saber sobre a declaração periódica do IVA e como pode ter conhecimento do valor do imposto a pagar sempre atualizado.

O que é a declaração periódica de IVA?

A declaração periódica de IVA é um documento que tem de ser entregue à Autoridade Tributária, por meio online, relativo às operações efetuadas durante um determinado período de tempo, mensal ou trimestral. Esta obrigação fiscal visa apurar o valor do imposto liquidado, o imposto suportado com a aquisição de bens e/ou serviços e o respetivo imposto dedutível.

Qual é a diferença entre o regime de IVA mensal e IVA trimestral?

Ficam obrigatoriamente enquadrados no regime de IVA mensal os sujeitos passivos que apresentem um volume de negócios igual ou superior a 650.000€, referente ao ano civil anterior. Neste regime, é obrigatório entregar as declarações periódicas de IVA mensais até ao dia 10 do segundo mês seguinte àquele a que dizem respeito as operações. Assim, ao entregar a declaração alusiva a janeiro, deve fazê-lo até 10 março, já a de fevereiro, tem de a entregar até 10 de abril, e assim sucessivamente.

No que respeita ao regime de IVA trimestral, ficam enquadrados os sujeitos passivos cujo volume de negócios é inferior a 650.000€, no ano civil anterior. Deste modo, devem entregar a declaração periódica de IVA até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao trimestre em causa.

Logo, os prazos de entrega das declarações periódicas de IVA trimestrais são os seguintes:

  • 1.º trimestre (janeiro a março) até 15 de maio;
  • 2.º trimestre (abril a junho) até 15 de agosto;
  • 3.º trimestre (julho a setembro) até 15 de novembro;
  • 4.º trimestre (outubro a dezembro) até 15 de fevereiro do ano seguinte.

É possível mudar do regime de IVA trimestral para o regime de IVA mensal?

Quem estiver enquadrado no regime de IVA trimestral tem a possibilidade de optar pelo regime de IVA mensal, se assim o entender, desde que cumpra as seguintes condições:

  1. Realizar a alteração para o regime de IVA mensal durante o mês de janeiro, para ter efeito a partir de 1 de janeiro do ano do pedido, mediante apresentação de uma declaração de alterações de atividade a entregar na Autoridade Tributária (AT). Para tal, pode fazê-lo online, através do Portal das Finanças, selecionando Serviços > Entregar > Declarações > Atividade > Alteração de atividade, ou presencialmente, numa repartição de Finanças.
  2. Permanecer obrigatoriamente o regime de IVA mensal durante os três anos seguintes.

É mais benéfico para a minha empresa optar pelo regime de IVA mensal ou IVA trimestral?

Embora não tenha propriamente nenhum benefício fiscal associado, por uma questão estratégica e de organização interna, a opção pelo regime de IVA mensal pode ser o mais indicado, uma vez que representa um controlo e planeamento da tesouraria mais eficaz e um conhecimento mais real da informação da evolução da empresa, boas práticas de gestão.

  • Se por norma tem IVA a pagar, pode fazer mais sentido para si dividir o pagamento por mês. Caso contrário, haverá sempre um mês onde a sua tesouraria tem um maior impacto com o pagamento do imposto do último trimestre;
  • Se é uma empresa maioritariamente exportadora, o mais provável é que se enquadre no regime de IVA mensal. Como este é um caso onde normalmente tem IVA a receber, ao ter este regime de IVA, mais rapidamente poderá ser feito o reembolso, beneficiando a sua tesouraria;
  • Se é uma empresa importadora, pode optar por não pagar IVA diretamente na alfândega, passando a obrigação para a inclusão na declaração periódica mensal de IVA. Este cenário não se aplica aos sujeitos passivos enquadrados no regime de IVA trimestral e, por isso, têm de pagar o imposto do IVA diretamente na alfândega.

Como saber o valor do IVA a pagar no período?

A estimativa do valor do IVA a pagar pode estar sempre ao seu alcance se utilizar um programa de faturação que lhe dê esta informação em tempo real, de acordo com a evolução das vendas da sua empresa e com o registo corrente das suas faturas de compra e despesa. É o caso do Business, um ERP totalmente online pensado para simplificar a gestão da sua empresa. Além de conter um painel de bordo com a evolução em tempo real das suas vendas, permite o controlo dos gastos e dá-lhe a estimativa de impostos a pagar. Possibilita, através do registo automático das faturas de compra e despesa, captar a partir de uma simples fotografia todas as faturas e guardá-las no arquivo digital, bem como outros documentos do seu negócio, de forma organizada e acessível a qualquer momento. Com a emissão de recibos de clientes e pagamentos a fornecedores a partir dos extratos bancários favorece também o controlo assertivo das contas correntes.

Como preencher a declaração online?

A declaração periódica de IVA tem de ser entregue obrigatoriamente via Portal das Finanças, de acordo com o artigo 29.º do Código do IVA.

Ao ter o seu contabilista a utilizar o mesmo sistema onde trata da faturação da sua empresa, para além de pré-preencher e validar a declaração, é possível submetê-la diretamente a partir do Business, através de web service e ligação com a AT, e ainda obter a guia de pagamento do imposto. Quando a declaração é enviada, o seu estado de execução atualiza-se e é dado como concluído no gestor de tarefas, permitindo um melhor controlo das tarefas do contabilista e do empresário. Ao gerar esta guia, o contabilista pode inclusive escolher o destinatário da notificação e até verificar quando é que esta foi por ele consultada.

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