Voltar

QR code nas faturas: mais que uma obrigação, a inovação da gestão

A impressão de um QR code em todas as faturas, talões, guias de transporte, recibos e documentos fiscalmente relevantes é obrigatória desde janeiro de 2022. Esta medida veio permitir um maior controlo das operações realizadas por parte da Finanças, a fim de evitar fugas fiscais, economia informal e a fraude fiscal.

Além dos programas de faturação terem de garantir os requisitos das Finanças para a aplicação e geração do QR code, abre-se a estes uma janela de oportunidade única de transformar esta obrigatoriedade numa mais valia para os seus utilizadores, pela automatização no registo e controlo de forma mais assertiva das compras e despesas do seu negócio.

Como tirar partido do QR code para o meu negócio?

O QR code é uma representação da informação comunicada ao Portal e-fatura, ou seja, contém a informação do número de identificação fiscal (NIF) do emitente e do adquirente, a data e os valores do documento emitido.

Que outras formas existem de registar os documentos?

Além da app, o registo das despesas no programa pode ser feito por outros meios, igualmente super fáceis e rápidos de utilizar.

A partir do momento em que as faturas entram na caixa de entrada, o programa trata da interpretação do QR code, digitalização e registo dos documentos.

Uma vez no programa, e independentemente da forma como foram introduzidos os documentos, pode consultá-los onde e quando quiser, desde qualquer computador ou tablet.

Este sistema de registo de compras e despesas foi criado para facilitar ao máximo possível o acompanhamento dos gastos da empresa em tempo real, ao introduzi-los no programa no exato momento em que os recebe, em segundos e com pouco esforço. Tudo isto no mesmo programa onde trata da sua faturação!

As empresas que já utilizam o arquivo digital no seu dia a dia têm maior vantagem competitiva em relação aos concorrentes que ainda utilizam ao arquivo físico. O tempo consumido a organizar e procurar os documentos em papel transforma-se em tempo útil de trabalho, ao impulsionar os seus resultados e, consequentemente, a sua produtividade.

Porquê registar as despesas da empresa?

Atualmente, o empresário foca-se na faturação e nos recebimentos de clientes, deixando o controlo dos seus gastos e respetiva interpretação nas mãos do contabilista. Esta informação das compras e despesas é tratada num programa de contabilidade externo e com um hiato temporal que não permite uma análise informada e um controlo em tempo real pelo gestor.

Assim, além de conhecer os rendimentos do seu negócio, passa a acompanhar, em tempo real, o valor das despesas bem como a previsão do IVA a pagar.

Se decidir envolver o contabilista como seu verdadeiro consultor, pode convidá-lo a trabalhar no mesmo programa onde trata da faturação e gestão do seu negócio, numa lógica colaborativa e sem custos, permitindo que ele trate da sua contabilidade a partir dos registos já realizados, ao evitar duplicação de tarefas e possibilitar uma verdadeira gestão integrada, da faturação e compras à contabilidade.