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5 vantagens da comunicação direta com a Segurança Social

A gestão dos recursos humanos, em especial a gestão de vínculos e contratos e o processamento salarial, é fortemente impactada pelo reporte obrigatório de dados e informações à Segurança Social.

Para além das comunicações relacionadas com a admissão, alterações aos vínculos e contratos e a cessação dos trabalhadores, a submissão da Declaração Mensal de Remunerações (DMR) e geração da respetiva guia de pagamento das contribuições são tarefas obrigatórias, em diferentes prazos e de acordo com os requisitos definidos, e sobretudo grandes consumidoras de tempo e recursos.

A Plataforma de Serviços de Interoperabilidade da Segurança Social, lançada em 2022 e com atualizações de serviços e funcionalidades ao longo do ano, vem permitir a comunicação dos dados e informações dos colaboradores diretamente a partir dos programas de processamento salarial, de forma rápida, segura e eficiente.

A utilização desta plataforma não é obrigatória, sendo a adesão voluntária, gratuita e feita a partir do perfil da empresa no portal da Segurança Social Direta.

Mesmo considerando que este serviço é exclusivo para a comunicação de dados e informações dos Trabalhadores por Conta de Outrem, no regime geral ou para contratos de muito curta duração, é indiscutível a simplicidade e agilidade nas interações diretas com a Segurança Social, seja na comunicação da admissão, alterações e cessação dos colaboradores, bem como no envio das Declarações Mensais de Remunerações à Segurança Social.

1. Comunicação eficiente da admissão de novos trabalhadores em tempo real

A comunicação da admissão de um novo colaborador e o registo do seu vínculo na Segurança Social passa a poder ser realizado em tempo real, logo após o preenchimento da ficha de dados cadastrais do trabalhador no programa de salários. É inclusivamente obtida em tempo real a informação do sucesso da comunicação, ou a notificação de não aceitação do vínculo, com a indicação do motivo e erros associados.

De assinalar, neste contexto, que com a aprovação do Orçamento de Estado para 2023, pela Lei n.º 24-D/2022, de 30 de dezembro, o prazo para comunicação da admissão dos trabalhadores à Segurança Social foi alterado, devendo esta ser realizada pelas entidades empregadoras obrigatoriamente nos 15 dias anteriores ao início da produção de efeitos do contrato de trabalho.

2. Consulta e sincronização dos dados dos colaboradores entre o programa e a Segurança Social de forma segura

Por simples interação direta, a partir do programa de salários, passa a ser possível, desde logo, a consulta dos estados dos colaboradores registados na Segurança Social e o cruzamento dessa informação com o que está registado no programa de salários.

Na prática, a partir da lista de trabalhadores registados no programa de salários, são sincronizados os dados dos colaboradores com vínculo e com contrato registado na Segurança Social, são identificados os colaboradores ainda sem vínculo e/ou contrato registado e são sinalizadas todas as divergências entre os dados dos colaboradores no software e na Segurança Social. Aliás, a consulta direta e em tempo real dos dados na Segurança Social permite, não só, validar os dados de identificação dos trabalhadores, como também aceder ao detalhe dos vínculos, contratos, períodos de remuneração e taxas contributivas, locais de trabalho e períodos de permanência.

3. Comunicação individual e em lote dos contratos de trabalho de forma rápida e atualização eficaz dos períodos de rendimento

A comunicação dos contratos passa a ser igualmente realizada a partir do programa de salários, após terem sido devidamente registadas todas as informações requeridas na ficha do colaborador, sejam a modalidade do contrato de trabalho e o seu motivo (se aplicável), a forma de prestação de trabalho, a profissão e o vencimento base e as datas de início de contrato e de renovação ou cessação (se aplicável). Note-se que existe a possibilidade de comunicação individual ou em lote dos contratos de trabalho.

Adicionalmente, e em resultado das atualizações salariais dos trabalhadores, passa a ser igualmente possível comunicar e registar um novo período de rendimento ao contrato de trabalho em vigor, quando todos os restantes dados do contrato se mantêm.

4. Comunicação da cessação do vínculo dos trabalhadores diretamente a partir do programa

Também a comunicação da cessação de vínculos à Segurança Social passa a poder ser realizada diretamente a partir do programa de salários, logo após ter sido preenchida a data de cessação do contrato na ficha de cadastro do trabalhador.

É requerido o preenchimento do motivo da cessação, a indicação da situação para efeitos de desemprego, bem como a respetiva fundamentação (se aplicável).

De salientar que esta comunicação deve ser feita até ao dia 10 do mês seguinte ao da ocorrência para os trabalhadores por conta de outrem ou equiparados.

5. Submissão direta e sem erros das Declarações Mensais de Remunerações

Por último, é igualmente possível a geração automática e submissão direta das Declarações Mensais de Remunerações a partir do programa de salários, bem como a sua posterior consulta. Mesmo nos casos em que é necessária a retificação de valores após a submissão da DMR, é possível gerar e enviar uma Declaração de Substituição, de forma simples e segura.

Após a validação das Declarações pela Segurança Social, são inclusivamente geradas as guias de pagamento da Taxa Social Única (que inclui as contribuições por conta da entidade patronal e as contribuições por conta dos trabalhadores, também conhecidas como quotizações).

Por se tratar de uma tarefa com periodicidade mensal, esta interação direta com a Segurança Social vai permitir um maior rigor e rapidez no tratamento desta obrigação de reporte, com o cumprimento com os prazos de envio garantidos pelos alertas e notificações despoletados pelo programa de salários.

Qual o prazo para o registo dos contratos vigentes junto da Segurança Social?

Para garantir a atualização de todos os contratos em vigor anteriores a 1 de abril de 2022, as entidades empregadoras têm que atualizar e registar os dados destes contratos ativos e já comunicados à Segurança Social. De acordo com a nota informativa da Segurança Social, o prazo para esta comunicação foi alargado até 31 de março de 2023.

Esta comunicação poderá ser realizada em lote, após a sincronização dos dados dos colaboradores com a Segurança Social, tornando esta operação mais rápida e eficiente.

Programa de salários inteligente: o principal aliado na gestão eficaz de contratos

As soluções Cloudware, como o TOConline e o Cloudware Business, permitem a consulta em tempo real dos dados dos colaboradores, respetivos vínculos e contratos e a comunicação direta e em lote de todos os contratos à Segurança Social, de forma simples e rápida. Para além disso, permitem a geração, validação e submissão das Declarações Mensais de Remunerações e a obtenção automática das respetivas guias de pagamento das contribuições.